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賃貸管理者向け_DXに成功している会社の取り組みを知る

2022年01月17日 (月)

カテゴリ：: コンサルティングコラム

最近、DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉をよく耳にするようになりましたが、皆様はこの言葉にどのようなイメージを持たれているでしょうか。

「業務効率化」
「生産性アップ」
「デジタル化」
などDXに関する成果として様々な内容がありますが、
今回はDXを行なって管理戸数アップ、オーナーからの資産系粗利がアップした会社の例をもとに、賃貸会社が行なうべきDXの第一歩をお伝えいたします。

DXの実態

北海道S社様では、3年前、管理戸数3,000戸のときからDXに取り組み、事務の残業時間ゼロを達成し、営業の時間も50時間以上削減され、現在は管理戸数4,500戸、さらに既存オーナーからの売買や、解体建築、企画、相続など、様々な案件を戦略的かつ定期的に受注ができるようになりました。

しかしながら、2020年12月に経済産業省がリリースした資料（参考：DXレポート２中間取りまとめ（概要））によると、現在約9割の企業がDXについて、知らない、知っているけれど未着手、またはDXを進めたいが散発的な実施にとどまっている、という状況です。新型コロナウイルスの影響により一部、テレワークの導入率などは一時2.5倍近く増加したものの、本質的なDXに取り組んでいる会社はいまだ全体の1割に留まっています。

DXに成功している会社は何ができている？

ではなぜ9割もの会社がDXに取り組むことができないのか。原因の一端は、DXの「わかりにくさ」にあります。概念や定義については様々な専門家が様々な言葉でDXについて解説しておりますので、ぜひいろいろな文献や資料を読んでいただければと思いますが、多くの会社と日々お打ち合わせをさせていただくなかで、一番多くお聞きするのは「結局何からやればいいのかわからない」という言葉です。そのため、今回は具DXを行なって成功してる会社の具体例を用いてDXの取り組みをお伝え致します。

賃貸会社において、DXの第一歩は「情報流れの整理整頓」が有効な場合が多いです。

冒頭にお伝え致しました北海道S社様の取り組みをお伝えします。

S社様は賃貸管理、仲介、マンスリー、売買、企画、相続など、オーナーに寄り添って賃貸経営のワンストップサポートサービスを展開している会社です。素晴らしいサービスを長年オーナーに提供している会社ですが、DXに取り組む前の状況は、日々発生する入居者からのリクエスト案件や退去の状況、オーナーからの相談事などをホワイトボードや紙、EXCEL、個人のノートで管理をしており、お客様の情報も、案件の進捗状況も、数値も、中々全社に共有ができていない状況でした。

そのため、月2回開催していた部門長、営業報告会議で報告する実績資料の作成のみで毎回約8時間もかかっていました。月2回の開催ですから、資料作成と実質の会議時間を合わせると月20時間も数字の集計と報告だけに費やしていました。
また、当時事務の方々は毎日約2時間残業をしており、定時に仕事が終わらないことが通常となっていました。

DXに取り組んだ現在は、月2回の部門長、営業報告会議はなくなっています。各従業員、部門の数値がリアルタイムで自動集計されて可視化されているため、報告をする必要がなくなったからです。事務の方々の残業もほぼなくなっています。管理戸数3,000戸の時に毎日2時間の残業をしなければ回らなかった仕事が、4,500戸の今は残業ゼロで行なえています。

営業と事務のコミュニケーションもスムーズになり、業務の引継ぎやヒアリング、共有、探し物の時間も削減され、余分な業務がなくなった結果、より多くのオーナー様により質のいい、濃い内容でのサービス提供ができるようになり、業績が飛躍的に上がりました。

DXに取り組む際のポイント

S社様がDXの取り組みを通して行ったことは２点だけです。

1点目は賃貸会社で取り扱う様々な業務で取り扱う情報の流れ整理。

そして2つ目が、その情報をデジタルで管理されるようにした、という点です。

ポイントは業務の流れではなく、情報の流れを整理することです。情報は取得するところから始まり、その後、入力、蓄積、出力と続き、その後分析、活用となっていきます。

S社様の入居者からのリクエスト案件（入居者クレーム案件）の流れを例としてお伝えいたします。

まず、入居者から設備の故障や共用部修繕などの依頼情報は自社ホームページ、またはデジタルチャットツールを介して取得します。そして、取得した情報は人の手を一切介さずに、全ての情報を集約している基幹システムに入力、蓄積されていきます。そして、対象案件の進捗具合や結果が自動でシステムの画面上に可視化され、全体でリクエスト件数が何件あったか、などの数値結果なども出力されます。最後に、出力された情報をもとに、複数リクエストが発生している物件や種別などを分析し、改善の対策を行なっていきます。例えば、同じ物件の入居者から複数ゴミの散乱に関するリクエストが来ていたら、オーナーへゴミステーションの設置を提案する、という対策です。

ポイントは取得、入力、蓄積、出力、分析、活用、の流れをなるべく人の手を介さずに自動で行なう点です。

DXに取り組む前のS社様同様、多くの会社では取得から入力の間に人の手を介している場合が多く、また欲しい形で情報が蓄積、出力ができないために、その後の分析、活用まで行なうことが満足にできない、ということがあります。先ほどの入居者リクエストを引き続き例をして上げると、情報の取得を事務の方が電話で行ない、事務の方が手動でシステムに情報を入力、その後、数値の集計や欲しい情報などやシステム上で出力ができないために、課長や部長が様々なシステムや資料から情報を集めて、EXCELやスプレッドシートへ再度入力という形で情報を出力、分析している、という感じです。この状態は情報の流れが整理できていない状態です。情報の流れが一度途切れ、その後別のシステムや資料に移って行ってしまう。そのために、必要な情報がどこに蓄積されているのかがわからなくなってしまったり、情報の出力が満足にできなかったり、非常に時間をかけて行なう必要が出てきてしまう、という状況になります。
皆様の会社にも上記のようなことがどこかの業務で起きているのではないでしょうか。

DXはデジタル技術を活用して、会社の仕組みを変革し、市場の優位性を確率していくことです。そのため、経営指針やビジョン、理念に非常に深く紐づいてきます。DXに取り組んでいくと、組織や企業風土、ビジネスモデルそのものの変革にもなっていきます。

しかしながら、DXを行ないたいけれど何から始めればいいかわからない、結局どんなシステムを選べばいいかわからない、着手しているつもりだけれど上手く進まない、などの場合であれば、まずはこの、「情報の流れの整理整頓」からはじめて見てはいかがでしょうか。