経営管理を推進するためのデジタルツール

船井総研　賃貸支援部　宮下一哉

いつもありがとうございます。船井総研の宮下です。
賃貸不動産ビジネスの業績アップを専門とする経営コンサルタントです。

いよいよ12月に入りました。
12月は決算月だったり、人事評価の確定月だったりして
節目の月にあたり、お忙しい経営者様も多いかと思います。

進んでいる会社さまでは、
「来期・来年の構想」を考えていらっしゃる時期でしょうか。

来期・来年の構想では、
・賃貸管理、賃貸仲介、売買仲介、
・さらにはオンライン化やWEB戦略室などにあたる
①「商品・集客・営業」といった「仕組み」 の部分。

・目標達成するために組織の実行力を最大化するための
②「マネジメント・採用育成・人事評価」といった「枠組み」 の部分。

それぞれ具体的に形にされているかと思います。

「①仕組み」「②枠組み」のどちらか片方では成り立たず、
業績アップのためには「両輪が回っている」必要があります。

・仕組み：事業戦略
・枠組み：組織戦略

と捉えていただければわかりやすいと思います。

この両輪をつなぐ存在が、
以前は「チカラのあるリーダー / ベテラン」でした。

昔、私も各社様にお邪魔すると
生き字引とも言えるリーダーやベテランが
人力で仕組みと枠組みを繋ぎ、会社の実行力UPをサポートしていました。

しかし時代は変わり、
「脱属人化」なんて言葉も良く聞くようになりました。

アフターコロナに差し掛かっている2020年代から先においては、
「①仕組み」「②枠組み」を繋ぐ存在に
「デジタルツール」が現れます。

これからの時代は
事業戦略と組織戦略の両輪を回すために、
デジタルツールがあたりまえの存在になります。

今回は「デジタルツール」の中でも賃貸管理に絞り、
「経営管理を推進するためのデジタルツール」として
本メルマガをお送りいたします。

来年・来期の構想を練る中で、
少しでもお役に立てば幸いです。

本題に入る前に、少しだけお知らせです。
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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」研修
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私が担当するチームでコチラの研修を開催することになりました。
好評をいただいた賃貸仲介店長研修に続き、
「賃貸管理部門リーダー」の方向けの短時間集中型研修です。

残すところ1日程となりました。

●12/8(水)　10：00～13：00

忙しい店長・部門長の皆さまでも
午前中の時間でサクッとご参加いただけます。

本研修は次の3部構成になっています。

(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント

そして、研修に参加いただくと「５つのよいこと」があります。

<1>管理部門の売上を最大化する方法が分かる
<2>全国の腕利きマネージャーをベンチマークできる
<3>仕組みで売上を上げる体制づくりが分かる
<4>マネージャーに必要なマネジメントスキルが学べる
<5>学びで終わらない実践ワーク

詳細は文末の研修告知ページのURLをクリックいただいてご確認ください。
たった３時間ですので、来年の実行力UPに向けて
上手にご活用いただけたら幸いです。

それでは、本編に入ります。
本日お伝えしたい内容は、
管理部門の業績に直結する「経営管理」を推進するべく、
どうやってデジタルツールを活用するか、です。
ポイントとなるのは次の３つです。

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■今回お伝えしたいこと■
ポイント１：未来の金脈を社内で一元化する
ポイント２：情報を一元化し、金脈を見つけるための「基幹システム」
ポイント３：金脈をまとめるプラットフォーム「salesforce」「Kintone」
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ポイント１：未来の金脈を社内で一元化する

突然ですが、二つ質問です。

【Q1】
「来年に向けたオーナー営業リストを作ってほしい」とお願いしたら、
管理部の方はすぐにリストを作成できますでしょうか？

「できる！」と言う方はデジタル化、仕組み化が進んでいらっしゃいますね！

「できない…」と言う方は
情報共有の体制
に課題がある場合が多いです。

具体的には
・欲しい情報がどこにあるのか分からない
・デジタルとアナログが混ざっており、二度手間・三度手間が発生している
などでしょうか。

各社様でもちろん異なりますが、大まかな解決策としては
・使用しているツールの洗い出し
・デジタルツールのルール作り
・クラウド化（情報＋社内コミュニケーション）
の３つが上げられるでしょう。

では次の質問です。

【Q2】
「そのリストに次の3つの情報も加えてほしい」とお願いしたらどうでしょうか？
例①：オーナー様に紐づく物件（築年数、リフォーム履歴、大規模修繕履歴、他保有物件…）
例②：紐づいた物件の情報（家賃、条件、設備…）
例③：紐づいた物件の入居者様情報（氏名、生年月日、銀行口座…）

例を読んでいただければ、
情報＝金脈
とお気づきになられると思います。

・外壁工事して15年が過ぎた物件
・エアコンを設置して10年以上の物件
・物件を10棟以上保有のVIPオーナー様

いずれもやりがいのあるオーナー様営業ができそうですよね。

さて、【Q2】の話に戻りますが、
「3つの情報を追加できる！」と言う方は素晴らしいです！

デジタルツールを使いこなして「売上」に繋げるフェーズまで
進んでいらっしゃるかと思います。
そういった方は、下記「5つの本部機能」もデジタルツールを活用できると
さらに上のレベルまで進めるかと思います。

※参考：5つの本部機能
①経営企画室：事業戦略＆組織戦略
②人財開発室：採用育成＆適材適所
③情報戦略室：DX＆ツール連携
④広告宣伝室：オンライン～オフラインのプロモーションミックス
⑤財務戦略室：資金調達＆リアルタイム化

「3つの情報を追加までは…」という方は
・情報マスタ（情報データベース）の構築
・全体を踏まえたシステム設計
ができていないケースが多くあります。

この場合、全体設計から見直し、
社内のマスタ（データベース）の構築から進めていくのが良いでしょう。

なぜなら、マスタ（データベース）がシステム構造のもっとも最深部に位置するからです。

賃貸管理会社における情報の流れは次の3階層に分けられます。

第一階層が普段の業務の中で使われているツール、
第二階層が普段の業務を元に数値・履歴をまとめマネジメントするツール、
第三階層が上層に紐づく固定情報を集めたマスタ（データベース）、
です。

全国の賃貸管理会社さまで、現場担当者の方からよくお聞きするのが
「家賃管理システムがうちのデータベースです」とおっしゃられるケースです。
（経営者の方も、このようにお答えになられるケースもあります…）

確かに実務上はそこがデータベースのように使われていますが、
実は第一階層のツールのため、他のツール・情報に紐づかず、
　・都度、手動で情報をCSVで出力/更新している
　・同じ内容を他のツールに二重、三重に入力している
ことになります。

これらを解消するには
第一階層から第三階層までをワンストップで繋ぐ
「情報プラットフォーム」が必要になります。

ポイント２：情報を一元化し、金脈を見つけるための「基幹システム」

さて、ポイント1でお伝えした「情報プラットフォーム」に相当するものが
「基幹システム」と呼ばれるシステムになります。

対義語は「業務システム」で、
先ほどの「家賃管理システム」や「物件掲載システム」などが該当します。
これら二つは「基幹システム」を導入しても継続して使うケースが一般的です。
具体的には「家賃管理機能のみ」「ポータルサイトへのコンバート機能のみ」
といった使い方です。

なぜこの2つが基幹システムにならないかと言うと、
　各データをワンストップに繋ぐ作りになっていない
からです。

世の中のデータベースはおおよそ次の3つに分けられます。

簡単に特徴をお伝えすると
・階層型＝一方向に情報が流れ、逆方向には流せない
・ネットワーク型＝相互に情報が流れるが、複雑化し、柔軟にデータを抽出できない
・リレーショナル型＝行と列で構成され、各シートの編集ができ、データ抽出・管理が容易
となっています。

そして基幹システムに必要なのが
「リレーショナル型データベース」です。

ちょっと難しい話になってしまいましたが、
　いつでも・どこでも・誰でも データ編集ができ、必要なデータを集めることができる
と認識頂ければ大丈夫です。

データベースの型を押さえたうえで、
賃貸管理会社においては大きく2つのマスタ（データベース）が必要です。

　①顧客マスタ＝オーナー様データ＋入居者様データ
　②物件マスタ＝棟データ＋物件データ

「反響客はマスタに入れないのですか？」と聞かれることがありますが、
固定情報ではない（自社が定期的に使う情報ではない）ため含みません。

みなさまの会社のデータベースはいかがでしょうか？

もしかしたら、順調に進めていらっしゃる方も
全体設計の見直しが必要になるかもしれません。

ぜひ一度、自社のデータベースの状況を確認してみてください。

ポイント３：金脈をまとめるプラットフォーム「salesforce」「Kintone」

続いて、ポイント２で上げた条件を満たす
基幹システムをご紹介します。

みなさまご存知の
「salesforce」と「Kintone」と呼ばれる情報プラットフォームです。

ここまで読んでいただいた方には感じてらっしゃると思いますが、
これらの情報プラットフォームをただ導入するだけでは意味がありません。

情報プラットフォーム導入（基幹システム導入）を含む
全体の「DX戦略（DXディレクション）」を組んでいただく必要があります。

船井総研では大きく分けて4つのDX戦略を打ち出しています。

　①プレDX　　　　　：クラウド化
（※DXディレクション：現状把握）
　②マネジメントDX　：現状の営業数値、活動数値/履歴の見える化
　③マーケティングDX：見込み顧客、ターゲット顧客の抽出
　④本部機能DX　　　：人事評価制度のデジタル化など

ココでは②～③を少し取り上げます。
基幹システムを活用して②～③を行なう前に、
現状の情報源やシステム使用状況を整理する段階があります。

これを船井総研ではDXディレクションと呼んでいます。

例えば下図のように情報の流れに重きを置いた
「システムマップ（情報バリューチェーン）」を作成し、
現状と理想のギャップを掴むことがDXディレクションの第一歩です。

このようなマップをつくると日頃の業務の中で
　・誰が
　・どのツールを使い
　・情報を入力 / 共有しているのか
が見えてきます。

私のお邪魔している会社様でもやってみますと、
　Kitoneを入れたいが、一部のデータがアナログ（紙）になっている
ことが判明しました。

その結果、今年はKintoneの導入の前に
情報のデータ化がメインテーマになりました。

この背景は、目的がシステム導入ではなく、
社内数値の見える化＝マネジメントDX　をやりたい
という社長のビジョンがあったためです。

この会社様の事例を見て
デジタルも経営戦略の一環だと改めて感じました。

基幹システム導入ありきではなく、
自社がデジタルツールを活用しどんな会社を目指したいか、
デジタルツールでどの仕組みと枠組みを繋げるのか…

細かな話もございましたが、
自社に眠る情報を最大限に活用し、隠れた金脈を見つけるために
デジタルツールを上手に活用いただけたらと思います。

次回以降も引き続き「業績UP」に繋がる
内容をお送りしてまいります。
引き続き、本メルマガをご活用ください。

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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」育成研修
URL：https://www.funaisoken.co.jp/seminar/075804
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　(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
　(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
　(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント

の3段構えで、
腕利きマネージャーが実践している
「目標管理」「数値管理」「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「数値管理」を
お伝えできます。

第2講座ではグループワークで
他社の管理部マネージャーがどんな考えでどんなお悩みがあるのかを
共有するお時間もございます。

管理部マネージャーが設定した数値目標を
後日、経営者様にフィードバックすることも可能です。
上手に活用いただけたら幸いです。

【無料】自社のDX推進に関するご相談・ご質問はこちら

DX推進に向けて下記のようなご相談を頂いています。

①社内の情報がバラバラで一元化したいが、どこから手を付ければいいか分からない
②様々システムを入れてしまい、そもそも誰が情報管理しているか分からない
③salesforceやKitnoneなどを導入したが、正直うまく進んでいる自信が無い
④デジタルツールを活用してマネジメントしたいが、どう組み合わせればいいか迷っている
⑤基幹システムを入れてみたが、もっと活かせる使い方を知りたい

この他にもお困りのことや、本内容についてのご質問などありましたら
遠慮なく船井総研をご活用ください。

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