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退去後工事完工まで1か月以上かかる管理会社様がやれていない3つの仕組み化

2021年02月18日 (木)

カテゴリ：: コンサルティングコラム

退去後2週間で完工させる『リノベモデル』のご紹介

本日のメルマガは「退去後2週間で完工させる『リノベモデル』のご紹介」です。
こんにちは。本日も最新情報のメルマガをお送りします。それではご覧ください。
今回のテーマは『退去後2週間で完工させる『リノベモデル』のご紹介』を配信させて頂きます。

今回お伝えさせていただくのは下記二点です。
１、「退去後の修繕工事に時間がかかってしまう要因」
２、「退去～完工までの期間を大幅短縮できたポイント２つ」
順を追ってお伝えします。

１、「退去後の修繕工事に時間がかかってしまう要因」

年々、全国の賃貸物件の老朽化が進み、空室問題が深刻化している中、ますます賃貸管理会社の空室対策工事の重要性が上がってきております。

しかし、築古物件が増える一方で、管理部社員の修繕にかかる業務は増えていき、また全国的なリフォーム業者の人手不足により、「見積もりが出るのが遅い、オーナーへのリノベ提案に時間がかかる、とにかく業務が煩雑」などの課題を、全国の賃貸管理会社様からよく聞くようになりました。退去後の修繕工事に、1か月から長いと3か月かかってしまっている会社様もございます。オーナーは１日でも早く募集開始状態にしてもらいたいため、早く工事完了ができる会社＝オーナーの収益性アップができている会社＝オーナーの信頼度が高い会社でもあります。

上記のような、『修繕工事が長期化してしまう』問題を解決するために、品番と金額をすべてまとめた、ワンパターンのリノベパック商品を構築する会社様もございます。しかし実のところ、ワンパターンのリノベパックにはリスクがあります。リノベパックの内容が、その物件のエリア性やターゲット性とマッチしていなかったり、オーナーから見積もり内容を減らされて中途半端なリノベプランとなり、決まりづらい部屋となってしまったり、結局業者の都度都度見積もりとなってしまい逆に業務が増えてしまう、などの問題がでてきてしまうからです。

さて、それではどうすればよいのでしょうか？

２、「退去～完工までの期間を大幅短縮できたポイント３つ」

この状況から『オーナーから受注しやすく、かつ社内業務が楽になる仕組み』を構築するには、下記３つのポイントが必要になります。

(1)複数の部門に分かれる担当者の業務フロー整備・連携の強化
(2)業者と工事項目の単価の統一化
(3)各業務担当の明確化と、担当業務ごとのスケジュール締め切り日の徹底

(1)複数の部門に分かれる担当者の業務フローの整備と部署間連携の強化
退去連絡を受け付けてから業者発注までの業務は、一般的には下記のようなフローになります。
退去連絡→退去立会→退去後チェック→業者見積もり依頼→オーナー提案・受注→業者発注
上記の業務フロー改善に関する一番のポイントは、「入居者の退去連絡が来た時点でオーナーにリノベ提案をして、事前に内諾をもらう」ことになります。一般的な賃貸管理会社様だと退去連絡受付からしばらくリノベに対する取組を行っていないケースが多いのです。この退去連絡を受けた時点からリノベに対して動き出すと、退去までの1ヵ月間でオーナーへの提案活動に対して余裕をもって動けます。そしてオーナー様から内諾を得られれば、退去前に工事業者発注とスケジュール組みが楽にでき、退去後速やかに着工できるようになります。ここでの大きな課題となるのが、「退去前の見積もり金額の確定」になると思います。なので、退去前に見積もり金額を出すために、社内である程度、物件の築年数や入居年数による修繕金額の統一化と、必要な設備の品番や金額などを照らし合わせることで、金額を概算で出すことが可能になります。
部署間連携の中における大きなポイントは、「賃貸仲介営業マンの意見をリノベプランに取り入れること」です。どうしても管理部社員だけで考えるリノベプランだと、『オーナーに提案しやすい、けど決まりづらいリノベ』になりやすいです。ここで、物件のエリア性、入居者ターゲット性を一番熟知している営業マンの意見を取り入れる必要があります。これを仕組化するために、リノベプランを賃貸仲介営業マンが作成している会社様もございます。

(2)業者と工事項目の単価の統一化
退去から完工までの期間短縮するための２つ目ポイントは、『業者とあらかじめ工事項目の単価を合わせておくこと』になります。畳表替や、フロアタイル、巾木、障子貼替、洗浄便座交換など、工事に関わる項目と品番と金額を、あらかじめ業者と決めておきます。雑工事に関する発注単価も事前に決定しておきます。そしてこの単価を、お付き合いのある全ての業者と統一させます。そうすることで、退去する前に、オーナーに概算の見積もりを提示することが可能になり、また、工事プランを作成してから見積もり作成をする期間の短縮化も可能になります。さらに、かりにオーナー提案をして受注できなかった場合の再度見積もりを取る業務の負担を軽減できます。

(3)各業務担当の明確化と、担当業務ごとのスケジュール締め切り日の徹底
最後に三つ目のポイントなのですが、『各業務担当の明確化と、担当業務ごとのスケジュール締め切り日の徹底』になります。

モデルケースの企業様では、各業務において下記の締め切りを徹底しております。
退去立会　　～　　リノベプラン作成　　1日～3日以内
プラン作成　～　　提案書＆見積作成　　1～7日以内
提案書作成　～　　オーナー提案＆受注　1～3日以内
工事受注　　～　　工事発注　　　　　　1～3日以内
工事発注　　～　　工事完了　　　　　　7日以内

上記のスケジュール管理や進捗管理は非常に煩雑になりやすいため、社内にてスプレッドシートの活用やGoogleカレンダーでの予定管理で見える化する必要があります。

この他にも、退去連絡～提案フローにおける役割最適化や提案方法の改善にて成果がでている事例もありますが、その内容はまた今後のメルマガに詳しく記載させて頂きます。

管理会社様にとって、空室対策のリノベ工事は中長期的に今後非常に重要なテーマであると思います。そのお力に少しでもなりたいと思っております。

最後になりますが、上記内容を詳しく事例をご紹介する「1㎡あたり8,000円定額賃貸リノベ実践セミナー」を実施することにいたしました。