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勝てる管理部門づくりのためのデジタルツール活用
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船井総研 賃貸支援部 宮下一哉
いつもありがとうございます。船井総研の宮下です。
賃貸不動産ビジネスの業績アップを専門とする経営コンサルタントです。
さて、2021年も残り2か月を切りました。
経営者・リーダーの皆様は、繁忙期前の準備を具体的に詰めている頃でしょうか。
また、その中で、
アフターコロナの世の中はどうなるのか？
自社の経営への影響は？
また、デジタル化の波にどう対応すべきか？
――時代の流れが今後どうなるのか不確実な要素が多く、
長期的な視野を含めた戦略を固めづらいのが実情かと存じます。
その中で、前回のメルマガにて、
根本的に業務は、「ヌケ・モレなく・ちゃんと提案する事」
つまり、
①業務フロー の 再構築（業務効率化）
②保有している情報 の 最大化活用（情報活用最大化）
の２点を踏まえることにより、
より業績アップを目指すことが可能とお伝えしました。
本日はその中でも、「賃貸管理部門の売上最大化」のための
「保有している情報 の 最大化活用（情報活用最大化）」がテーマです。
本題に入る前に、ちょっとだけお知らせです。
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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」研修
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私が担当するチームでコチラの研修を開催することになりました。
好評をいただいた賃貸仲介店長研修に続き、
今回は「賃貸管理部門リーダー」の方向けの短時間集中型研修です。
以下の日程で開催いたします。
●12/8(水) 10：00～13：00
忙しい店長・部門長の皆さまでも
午前中の時間でサクッとご参加いただけます。
本研修には、次の３つの講座があります。
(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント
そして、研修に参加いただくと「５つのよいこと」があります。
<1>管理部門の売上を最大化する方法が分かる
<2>全国の腕利きマネージャーをベンチマークできる
<3>仕組みで売上を上げる体制づくりが分かる
<4>マネージャーに必要なマネジメントスキルが学べる
<5>学びで終わらない実践ワーク
詳細は文末の研修告知ページのURLをクリックいただいてご確認ください。
たった３時間ですので、是非ご参加いただけましたら幸いです。
それでは、本編に入らせていただきます。
本日お伝えしたい内容は、
継続的に売上を上げ続ける賃貸管理部門をどうやって作るのか、
ポイントとなるのは次の３つです。
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■今回お伝えしたいこと■
ポイント１：まずは、会社の情報を一元管理する
ポイント２：情報活用最大化に向けた、目標設定
ポイント３：Ⅰ．顧客データベースⅡ．物件データベースⅢ．営業活動履歴で整理する
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ポイント１：まずは、会社の情報を一元管理する
賃貸管理ビジネス業界では、複数の事業領域を展開することが多く、
「賃貸仲介」「家賃管理」「入居者管理」「建物管理」
「工事部門」「収益物件売買」「相続対策」…など多岐にわたります。
ですから、関わるお客様も様々で、それぞれが複雑に絡み、
片方では、お客様であったとしても、
片方では、同業者・あるいは、オーナーとなり、
顧客単体における情報の整理がそもそもやりづらい環境にあるのです。
そうしたなかで、現状では
「部門ごとに部分で最適化されたシステム構築」が費用対効果が把握しやすく、
「効率化」を目標とした場合には、
導入スピード・定着スピードも速い為、推し進められる傾向にあります。
しかし、今後求められている「デジタルシフト」は
「情報を最大活用した事業推進」を目的としたデジタル化を
数年にわたって推し勧めることが必要です。
各部署で独立したシステムではなく、
「部署横断型で全部門で基盤となる基幹システムを設置すること」
「顧客ベースで管理できること」の２点が重要になります。
つまり、これまで活用してきたような、
「部門ごとに部分最適されたシステム」が邪魔になってしまう
ということです。
しかし、物件情報も顧客情報も、山ほどの情報が入っている現在のシステムを
いきなり廃棄するわけにもいかず、多くの賃貸不動産会社さまで、
デジタルシフトが暗礁に乗り上げている状況があります。
この切り替え判断自体が、経営判断レベルとなり、
推進も経営戦略レベルとなりうる理由はココにあります。
ポイント２：情報活用最大化に向けた、目標設定
「デジタルシフト（情報最大化活用）」のための２つの重点ポイント。
(1)「部署横断型で全部門で基盤となる基幹システムを設置すること」
(2)「顧客ベースで管理できること」
についてお伝えしましたが、
その他に活用する専門システムの選定基準についても触れていきます。
顧客データベースを構築していても、その顧客データを蓄積するために
「二重入力」が発生してしまっては意味がありません。
システム導入をする際は「現場レベルでの業務効率化」も重視する必要があります。
例えば、退去が発生した際、
退去受付表を紙で受け取り、
システムを参照してオーナーへ連絡し、
諸々の確認をし、確認した項目を紙にメモ書きし、
メモ書きした内容をシステムへ入力し、
家賃関連の段取りをし、
リーシング対策用の資料を一から作成し…
最終的に工事が発生した際は、工事見積書を別途作成し、
売上管理の帳票へ入力し…
月末にはその帳票を確認して会議資料を作成する…
などといった流れになっている会社さまが少なくありません。
皆さまの会社ではいかがでしょうか？ 身に覚えはありませんでしょうか？
こういう「ムダ」を無くすためには、
既存業務で活用しているシステムの活用の仕方を切り替え、
業務のでの「情報取得・入力・共有」の流れを整理しなおし、
そこに連結できる「基幹システム」を活用する必要があります。
しかし、ここで出てくるのが
「いま使っているこのシステムで慣れているから、
このシステムに合わせたシステムを導入したい」
というシステム基準発想です。
そしてこれが「大失敗の原因」となります。
再度の確認になりますが、
「部署横断型で顧客単位でデータベース化できるシステム」を導入するためには、
「いま使っている慣れたシステムを使い続けたい」という思考を捨てて、
新しい意識に変革していく必要があります。
ポイント３：Ⅰ．顧客データベースⅡ．物件データベースⅢ．営業活動履歴で整理する
「デジタルシフト（情報最大化活用）」のための２つの重点ポイント。
(1)「部署横断型で全部門で基盤となる基幹システムを設置すること」
(2)「顧客ベースで管理できること」
について、最後に情報の整理に関しても触れていきます。
私どもが、現場訪問し、コンサルティングを進めていく中で、
よく目にする光景に、1人の社員様が手に入れた情報を、
社内で共有できていないことがあります。
例えば、オーナー宅を訪問した際に、訪問目的と違う話題を振られると、
社内に帰って確認します。担当から連絡をさせます。
と確認する事に対して、時間が発生しています。
これだと、顧客に対しての最適なサービス提供が滞り、
売上にもつながりません。
他にも経営者が、現場のリーダーへ定期的に数字を報告させても、
数字がずれる・すぐに出てこないなど、
タイムリーに正確な情報・見込レベルの売り上げなどが上がってこない実態があります。
このような場合の多くは、
エクセルやスプレッドシートを駆使して何とか管理をしようとしますが、
ファイル数が増えていき、互いに互換性が無いため、
現場での入力ズレの原因になっていることが多いです。
上記理由から脱却すべく、DXを進めていく場合、
①顧客データベース
②物件データベース
③それらに紐づく営業活動履歴
上記3点でまとめられている状況を作ることをおススメします。
その上で、
現場の情報をタイムリーに把握し、
顧客に対しての営業活動を素早く判断し、
そのリストを出力出来るよう情報を整理して頂けますと幸いです。
さて、いかがでしたでしょうか。
ぜひ、自社の業務フロー・システム状況を確認し、
改善の一助となれば幸いです。
次回以降も引き続き「賃貸管理の業績UP」に繋がる
事項をお伝えしてまいります。
引き続き、本メルマガをご活用ください。
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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」育成研修
URL：https://www.funaisoken.co.jp/seminar/075804
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(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント
の3段構えで、
腕利きマネージャーが実践している
「目標管理」「数値管理」「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「数値管理」を
お伝えできます。
第2講座ではグループワークで
他社の管理部マネージャーがどんな考えでどんなお悩みがあるのかを
共有するお時間もございます。
管理部マネージャーが設定した数値目標を
後日、経営者様にフィードバックすることも可能です。
上手に活用いただけたら幸いです。
【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」を育てる研修
実行力を上げる！「賃貸管理部門を任せられるマネージャーを育成したい。」「管理のマネジメント研修がない」などのお声から開催を決定！プレイングマネージャーを育成するための半日研修！基本的な数値管理の方法からマネジメントまで、プレイングマネージャーに必要な内容を一気通貫してお伝えいたします。
■日時：１２月 ８日 （水） 10：00～13：00
■開催方法：Web開催
→開催日が近くなりましたらURLを共有させていただきます。
宮下 一哉
1973年生まれ、神奈川県出身。 2002年に船井総研入社し、賃貸管理会社向けの コンサルティングに20年超従事している。 「マーケティング×マネジメント」視点での 総合的な差別化戦略構築により 「100億×100年企業づくり」をサポートし、 大手・中堅企業から全国各地の地域一番店の コンサルティングを担当。 「ビジョン経営」「ＤＸ」の推進などによる 社内一体化や高収益体質化を進めていく手法が 好評を得ている。
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