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賃貸管理会社のkintone活用成功事例！導入のポイントは？
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いつもメルマガをお読み頂きありがとうございます。
船井総合研究所不動産支援部・マネージング・ディレクターの青木です。
今回は高知県高知市にて「”街”と”ひと”のつながり創造カンパニー」として賃貸仲介・管理業務を行っている、
高知県内No.1の賃貸管理実績（8,000戸）を持つ高知ハウス様の事例をご紹介させていただきます。
原状回復の短縮化・空室対策強化をkintone活用で実現した好事例です。
脱エクセル・スプレッドを行って、情報共有・進捗管理の精度を上げたい企業様からのご相談が増えています。
高知ハウス様では「原状回復・空室対策」の提案業務を0から見直し、
・工事期間を10日以上短縮
・工事売上は昨年対比で127%UPの売上8,000万増
・昨年比での純増入居は＋100件増
となり、オーナー提案チームの強化に繋がりました。
管理会社にとって、空室対策提案や原状回復工事の短縮化は当たり前の強化事項かと思います。
落とし込みの方法としては、
➀社内の仕組み作り・ルールを整理すること
②それをどのようにkintoneなどのシステムへ落とし込むか？の検討
③入れたものを確認する会議の場作りをすること
の3点をセットで考えることが重要です。
入れたものを見る機会がなければ入力作業は形骸化しますし、
業務のフローや仕組みが複雑な場合、当然そのシステムも複雑化するため運用が難しくなります。
その点を踏まえて、高知ハウス様では「➀社内の仕組み作り・ルールを整理すること」を下記の手順で進めました。
（1）オーナー担当の見直し（オーナーランク付けと社員の提案レベルで振り分け）
（2）オーナー提案チームのリーダー再任
（3）空室対策ルールの導入（空室対策シートの刷新、空室対策ランクの共通化、提案業務の見える化等）
（4）管理部・リーシング店舗を巻き込んだ、空室対策フローチャートの見える化
（5）管理部・リーシング店舗を巻き込んだ、空室対策会議の導入
（6）担当別・エリア別入居率の見える化
（7）退去から商品化のフローの見直し
（8）退去から商品化の期日管理と提案の抜け・漏れ・遅れのないように見える化
（9）オーナー提案数・商品化数・訪問数の見える化
（10）売買チームとのトスアップルール作り
（11）売買チームとの連携ルール作り（管理担当・売買担当のタッグチーム作り）
（12）資産コンサルティング提案が得意なメンバーによる、ＣＦ提案・オーナーカルテ作り
（13）上記をKINTONEに管理
kintone導入前は基幹システムをメインで使用していたのですが、
業務の幅が広く、基幹システムだけでは対応できない部分に関しては各部署、各業務ごとに様々なアプリやシステムを導入してそれぞれ運用をしていました。
アプリやシステム間の情報連携が取れておらず、情報共有にタイムラグや不備が生じていました。
結果、業務を管理するためにアプリやシステムを導入しても、人を管理するための管理がなくならない状態でした。
その課題を解決するためにスプレッドシートを作成して情報共有を行っていましたが、
システムとスプレッドシートの両方にデータを登録する必要があるうえに、情報共有の方法が部署によっても様々だったため、
情報の転記作業が発生したり情報の分散や重複、共有の漏れが多数発生していました。
情報を持っている部署が一部署であったとしても、情報を共有してほしい部署が複数部署になると、
部署ごとに「この部署はチャットで報告」「この部署はフォームで報告」などと、やり方がバラバラに・・・。
部署の担当者に共有方法を電話で確認するなんてことも多発していました。
社内でのコミュニケーションの面でも課題を感じていたので新たなシステムの導入検討を始めて導入を決定したのがKINTONEでした。
高知ハウス様の課題は、基幹システムだけでは情報共有や情報の集約ができないというところでしたので、まずはお客様情報・オーナー様情報・物件情報を一つに集約して、全員が閲覧できる状態にしたいと考えられました。他のシステムも検討する中で、データを入力する入口をきちんと整えて開発すれば情報を入力するための工数を減らすことができると思い、簡単にカスタマイズができるkintoneであれば、自社でカスタマイズを進められると考え導入を実施。
結果的に、基幹システムでは契約書の作成や家賃の入出金管理を行っていますが、それ以外のお客様情報、オーナー様情報、物件情報に加えて入居者様のトラブル管理、リフォーム、退去清算などの顧客管理はkintoneで行えるようになりました。kintoneへの入力が進めば進むほど集計の手間がなくなるようになり、毎週のKPI数値チェックも容易となり、今ではほぼ入力漏れもなくなりました。
※詳細については長文になりすぎてしますため、本KINTONE導入プロジェクトの成功事例インタビュー記事を添付致します。
株式会社高知ハウス 経営企画室室長 新谷洋二様が、
導入の経緯や改善のポイントなど詳しくお話して下さっていますので参考下さい。
本来は一人ひとりが業務をしっかり管理することで、管理するための人や工数は減らしていくことができます。
高知ハウス様では業務の見直しとDXが上手に進みました。
原状回復・空室対策の提案業務を0から見直すことで、
オーナー提案業務の流れを再構築し、資産コンサルティング提案・オーナー提案ができる社員を増やし、
業績向上に繋げてみるのはいかがでしょうか？
今回はこちらの取り組みについて、
株式会社 高知ハウス 代表取締役社長 和田 英知 氏にご講演いただきます。
管理戸数8,000戸・高知NO.1の老舗管理会社が原状回復・空室対策の提案業務を0から見直すことで、
オーナー提案業務の流れを再構築し、資産コンサルティング提案・オーナー提案ができる社員を増やした業績向上
事例をお話いただきます。
2月の繁忙期での開催になりますが、是非経営者の皆様は必見の内容となっておりますので、是非参加をご検討ください。
▼原状回復・空室対策提案の業務をゼロから見直すセミナー▼
【経営者様向け】
・退去業務に追われてオーナー接触頻度が下がり、本来取れるはずの案件が受注できていない
・社員がいつも「忙しい」と訴えてくるが、何が忙しいのか見えない
・入居率が95％を下回っている
・退去から募集、原状回復工事までの時間が遅く、オーナーから指摘の連絡が入る
・自社の管理の質が落ちている気がしている
■ゲスト講師
株式会社 高知ハウス 代表取締役社長 和田 英知 氏
管理戸数8,000戸・高知NO.1の老舗管理会社が原状回復・空室対策の提案業務を0から見直すことで、
オーナー提案業務の流れを再構築し、資産コンサルティング提案・オーナー提案ができる社員を増やした業績向上
事例をお話いただきます。
・工事期間は10日以上短縮
・工事売上は昨年対比で127%UPの売上8,000万増
・昨年比での純増入居は＋100件増
■開催日程・費用
2024/02/28 (水) 13:00～16:30：船井総合研究所 東京本社（東京都千代田区丸の内１−６−６ 日本生命丸の内ビル２１階）
・費用 一般価格 30,000円 （税込 33,000円）/ 一名様
会員価格 24,000円 （税込 26,400円）/ 一名様
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