賃貸管理事業部の役割分担と人員の目安とは？

 
いつもメルマガをご覧いただきありがとうございます。
賃貸支援部　マネージング・ディレクターの青木一将です。

賃貸管理会社様の成長スピードを決定づけるのに『組織戦略』は大きく影響します。
管理会社様の場合組織作りにおいては1,000戸の壁、3,000戸の壁、5,000戸の壁があるのを見受けられます。
組織変遷の一例をあげれば、社内のオーナーフォロー体制も専任担当制を敷いたり、分担制へ変更したりと、
運営の歴史の中で変化させている企業様が多いと思います。

管理戸数1,000戸突破を目指す組織、3,000戸の壁を超える組織、5,000戸以上を効率良く運営する組織、
と伸びている組織・企業の特徴は戦略に合わせて組織体制が常に変化していることです。

マーケティング×組織戦略が上手く噛み合っている企業は、
管理拡大の成長スピードが早く、生産性が高まります。
逆に、組織戦略がはまっていない企業では人を採用しないと成長に向けてアクションができないという状態に陥っています。

本日は組織改革の一歩目としての管理部の役割分担についてご紹介したいと思います。

【本日のコンテンツ】
１．管理部の役割分担の目安とは？
２．賃貸管理事業のモデル指標と売上項目

１．管理部の役割分担の目安とは？

賃貸管理会社の成長の一歩目となるのが管理部の機能別役割分担です。
管理部の役割分担は大きく3つです。

①管理営業課
・管理オーナーへの空室対策等商品、管理受託提案業務
・オーナーへの情報発信
・その他、管理オーナー対応
・クレーム対応履歴、巡回報告書の集約、分析
・新規一般オーナー、一般物件開拓。空室情報管理
・新規管理受託提案・営業
・仲介営業契約業務（審査、契約書作成など）
・解約業務、退去立会い、リフォーム発注、業者対応、
　解約精算での入居者、オーナー敷金交渉
・リフォーム施工、見積管理
・リノベーション・リフォーム企画、提案

②管理サービス課
・クレーム対応、処理（受付、軽クレーム処理）　　
・小修繕、補修対応（業者の協力）
・定期清掃、空室清掃の指示・管理、報告書作成
・テナントリテンション
・巡回・清掃
・巡回、共同軽清掃、空室清掃

③管理経理・業務サポート
・メンバーの総合的なサポート業務
・保険業務
・更新案内作成、発送、更新業務
・家賃入金管理、送金業務　
・送金明細書作成、発送
・精算書作成
・督促業務
・業者への支払

上記を管理戸数の規模別とこれまでの歴史（企業内での変革の進め方）や背景に合わせて変えていくのが良いです。

管理戸数の規模があり人員が多くいる会社様や、今期は拡大を中心に攻めの年にしたいとお考えの企業様では、
「新規一般オーナー、一般物件開拓。空室情報管理」、「新規管理受託提案・営業」について専任部隊や専任担当を作っていく流れが今は多く見られます。

また「解約業務、退去立会い」については完全外注化やルールを決めて収益に繋がりやすいものだけ自社で立ち合いをする等の効率化・生産性向上に繋げる動きもございます。
巡回・清掃も同様です。自社で内製化しつつパートさんの有効活用で、社員を増やさずに生産性を上げる取り組みは様々です。

業務については役割分担を敷き、オーナー窓口は担当一人に一本化することで次の展開に繋がります。
上記は、役割分担の目安であり、オーナー様が相談しやすい、入居者が相談しやすい環境作りが重要です。

２．賃貸管理事業のモデル指標と売上項目

運営する人員の目安ですが、基本は1,000戸3名体制です。上記①～③が1名ずつ配置されるということになります。
管理戸数規模が大きくなることで効率化の効果が大きくなることで、管理戸数に対して2.5名（パートを0.5名換算）で運営できる会社様も出てきています。
外注との組み合わせを最大化すれば、1,000戸1名の管理会社も出てきています。

この役割分担をすることの狙いの一つに、各部署が追うべき数字をはっきりさせられるということがあげられます。
攻めの部門も守りの部門を数値目標をしっかり持ってアクションできるようにしたいということです。

管理部門として追いかけたい数値としては、『事業基盤』となる数値と『売上項目』があります。

■　事業基盤数値
・管理戸数募集戸数
・募集室入居数
・入居率
・管理獲得
・管理解約
・管理物件入居数
・管理物件退去数
・純増入居数

■　売上項目
・管理手数料計　・・・管理料・駐車場管理料
・定期清掃・更新手数料他計　・・・更新料、定期清掃料、保険、保証会社手数料
・仲介管理手数料計　・・・仲介手数料、支払いAD
・建築収入計　・・・原状回復工事、リフォーム工事売上

上記は必須項目ですが、これに加えてサービスリクエストの対応件数やオーナー訪問件数など各社の狙いに合わせて目標設定していただくのが良いと考えます。

今回は本コラムをご覧いただいている皆様へ成長加速に向けた『組織改革』を一考する機会をご提供できればと思い、
下記ゲストによる『組織戦略』を中心としたセミナーをご用意致しました。

【ゲスト①】株式会社　さくらパートナーズ様
管理戸数1,000戸未満の企業が1年で900戸成長した「攻め」×「守り」の組織戦略
＜成長のポイント＞
①理念経営の浸透とPDCAを高める5つのミーティング
②徹底的なオーナー訪問体制の構築
　・　毎週水曜の定時オーナー訪問&専任担当者
　・　既存オーナー向け社長WEB面談の導入
③全社横断のロープレ研修による営業社員育成
④ICT部門を活用した管理実務
（集金管理・クレーム対応など）の効率化

【ゲスト②】株式会社ウチダレック
週休3日で生産性2.5倍を実現する評価制度と組織戦略
＜成長のポイント＞
①独自システム「カクシンクラウド」で生産性が5年で2.5倍
②評価制度見直し×週休3日で離職率30%→3%の1/10へ改善
③徹底したＩＴ化の推進で経費削減率40%
④脱ガムシャラ営業・顧客管理システムで営業利益1億円増

【ゲスト③】株式会社　三福管理センター
管理戸数10,000戸・粗利生産性2,550万を実現する組織戦略
＜成長のポイント＞
①外注化による専門業務を仕分け
　・入居者クレームの外注化
　・審査、督促の収益化
　・積み立て、定期清算により「単身」の退去立ち合い0へ
②パート化による単純業務の仕分け
　・定期清掃、巡回、在庫管理、事務作業・・・etcを仕分け
③商品の仕組み化による提案資料作成の削減
　・誰でもできる、見積自動化の導入

マーケティング戦略、DX戦略の落とし込みは非常に重要ですが、我々船井総研がご支援させていただく際は組織体制の構築からほぼ100％入らせていただいています。他の業種と比べても賃貸管理業におけるマネジメント戦略の重要性は高いと考えます。

今の組織体制が本当に次のステージを目指す体制に適しているのか？今一度考えてみて下さい。
必ずどこかに今のままでいいのか？と疑問があるはずです。
今回は事例企業から成長に合わせてどのタイミングで組織を変遷させていったのか？を学ぶ機会となれば幸いです。

■開催日程・費用
2022年12月2日（金）　13:00～15:30：オンライン
2022年12月9日（金）　13:00～15:30：オンライン

・費用　一般価格　税込 11,000円/ 一名様
　　　　会員価格　税込 8,800円/ 一名様
■お申込み・詳細
　下記お申込みボタンよりお申し込みください

成長する管理会社の組織改革セミナー

 

このような方におすすめ！
・管理戸数規模別の高生産性組織の作り方が学べます！
　→管理戸数の規模別に適正な管理組織の作り方と役割分担を作る方法

・管理戸数の規模別に適正な管理組織の作り方と役割分担を作る方法
　→管理部門の責任者のマネジメントの仕組みと人材育成における３つのポイント解説

・管理拡大戦略と生産性向上戦略の両立をするためのポイントが学べます
　→規模別でご招待した特別ゲストから成長の分岐点となった組織戦略のターニングポイントを学べます
　
その他、、、
・賃貸管理事業の組織編成と役割分担を見直したい方
・賃貸管理事業の生産性向上にチャレンジしたい方
・賃貸管理事業の部門責任者と担当社員の育成、定着手法を知りたい方
・管理戸数の成長のために今一度体制の見直しを進めたい方
・成長企業の組織作り事例を知りたい方
におススメです。

過去の人気セミナーになりますので、是非ご参加下さい。

セミナー詳細・申込はこちらから