勝てる賃貸管理部門の作り方

いつもありがとうございます。船井総研の宮下です。
賃貸不動産ビジネスの業績アップを専門とする経営コンサルタントです。

9月に入り暑さが弱まったかと思いましたが、
残暑が勢いを強めてきましたね…。
パラリンピックも終わり、いよいよ繁忙期が見え隠れしてきました。
そろそろ意識されている経営者のみなさまも多いかと思います。

繁忙期、忙しくなるのは賃貸仲介部門だけではありません。
退去、原状回復、空室対策（工事提案）、入居前チェックと
管理部門もあわただしくなってきます。

そこで今回からは「賃貸管理部門」に絞ったコラムを
2か月にわたってお送りいたします。

本日は「賃貸管理部門の売上最大化」のための「組織の作り方」がテーマです。

働き方改革を通じて、
正社員　　　と　非正社員
フルタイム　と　パートタイム
といった「働き方の区分」が薄くなってきています。

加えて、右肩上がり時代の働き方＝長時間労働から、
「成果・生産性」を重視する時代になってきました。

そんな令和時代に管理を獲得するための
各部門のポイントや目的をお送り致します。

どうぞ最後までお付き合いください。

本題に入る前に、ちょっとだけお知らせです。
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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」育成研修
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私が担当するチームでコチラの研修を開催することになりました。
好評をいただいた賃貸仲介店長研修に続き、
今回は「賃貸管理部門リーダー」の方向けの短時間集中型研修です。

以下の2日程で開催いたします。

●11/9(火)　10：00～13：00
●12/8(水)　10：00～13：00

忙しい店長・部門長の皆さまでも
午前中の時間でサクッとご参加いただけます。

本研修には、次の３つの講座があります。
(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント

そして、研修に参加いただくと「５つのよいこと」があります。

<1>管理部門の売上を最大化する方法が分かる
<2>全国の腕利きマネージャーをベンチマークできる
<3>仕組みで売上を上げる体制づくりが分かる
<4>マネージャーに必要なマネジメントスキルが学べる
<5>学びで終わらない実践ワーク

詳細は文末の研修告知ページのURLをクリックいただいてご確認ください。
たった３時間ですので、是非ご参加いただけましたら幸いです。

さてそれでは、本編に入らせていただきます。
本日お伝えしたい内容は、
勝てる賃貸管理部門をどうやって作るのか、
ポイントとなるのは次の３つです。

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■今回お伝えしたいこと■
１．WEB戦略室と空室対策
２．PM営業と入居者ｻｰﾋﾞｽ
３．管理事務（PM、工事、家賃）
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１．WEB戦略室と空室対策

さて、最初はインターネット時代に特化した「WEB戦略室」と
決まるお部屋作りを行なう「空室対策」部門のお話です。

管理の話なのに、なぜ仲介の話から…？と
思われた方もいらっしゃると思います。

この2つは「勝てる賃貸管理部門」の大前提
として非常に重要です。

空き家900万戸時代、新築が減り築古物件がさらに老朽化、
反響は増えて来店は減る、決めるつもりのないお客様の来店、
などどんどん客付けがしづらい時代になってきています。

そんな時代だから客付けが難しいです…では
時代の流れと共に「淘汰」されてしまいます。

時流に適応し、変化をチャンスに変えて
「飛躍の機会」にしていくためにも、
この2つは徹底しておく必要があります。

まずは「WEB戦略室」ですが、
こちらは主に

・物件の写真撮影
・物件のデータ入力
・メール反響の返信対応

などの「集客面」に特化した部隊です。

ポイントは「専任化」することです。
これにより、WEB戦略室は集客業務に、
仲介店舗では接客業務にそれぞれ集中できるようになります。

結果、「営業スタッフの商談時間最大化」に繋がります。

「オンライン接客」なんて言葉も
聞くようになってきましたので、
まずは、集客に特化した
WEB戦略室のしくみを取り入れてはいかがでしょうか？

続いて「空室対策」ですが、
こちらも仕組みの話になります。

<1>自社の空室一覧が常に更新/共有されているか？
<2>管理外オーナー様の空室情報も手元にある状態か？
<3>各空室の状況が見える化できているか（ABCランクづけなど）？
<4>自社の管理物件の下限品質担保のための「リフォームプラン」があるか？
<5>仕上げた空室をしっかりプロモーションできているか？

これらが5つが確認事項です。

ちなみに、空室対策を行なう方は
賃貸仲介経験者が望ましいです。

立地や状況に応じた「適正家賃」を
把握しているため、
提案後の客付け率が高く、
客付けによる管理受託率もアップします。

私がお手伝いさせていただいる会社様でも
「仲介部目線で決まるお部屋」と
「管理部目線で決まるお部屋」には
どうしてもギャップがあり、埋まらないのが現実です。

これから力を入れていこうという会社様は、
ぜひ賃貸仲介経験者を抜擢してみてください。

大前提のお話をしてまいりましたが、
決めれるお部屋が作れなければ
そもそも入居が決まらないため、
オーナー様の経営管理や資産管理といった話に
繋がりません。

物件の資産価値最大化のためにも
「決まるお部屋作り」に特化した空室対策は
競合物件に勝つために必須の業務でしょう。

２．管理営業と入居者サービス

次に、
管理部門の営業担当である「管理営業」についてです。

多くの賃貸不動産会社さまでは、
管理営業スタッフの方が

(1)家賃管理/トラブル管理
(2)建物管理/空室対策

といった業務を担当しているように思います。

しかし、令和時代の賃貸管理では、
「(3)経営管理/資産管理」
まで求められています。

(1)~(3)を業務レベルで考えてみますと、
・退去物件への標準的な原状回復リフォーム提案
・自社での賃貸管理物件の空室対策提案
（Cランク物件へのフルリノベ/大型修繕）

・満室物件への価値向上・維持対策企画＆提案
・物件あたり収益（キャッシュフロー）に重点を置いた管理

・空室対策の延長での「売却」「購入」提案
・相続対策/出口戦略としての「売却」「購入」提案

などがあげられます。

いずれも共通しているのは、
オーナー様の不動産資産価値を最大化するための
提案であることです。

管理営業の方がオーナー様を訪問後、
「特に課題はありませんでした…」
と言う場面がありますが、
課題のない経営をしている方はいません。

「事前準備不足」「ヒアリング不足」の問題かと
思いますので、スキルアップが必要かと思います。

賃貸オーナーの「経営管理」サポートでは、
例えば

・オーナー様のご年齢
・オーナー様の家族構成
・オーナー様のご職業（賃貸経営以外）
・所有物件の登記簿謄本

を調べておくだけでも

「オーナー様がこの物件をあと何年使いたいのか」
「そのためには何年後に外壁修繕がおおよそいくらかかるのか」
「外壁修繕に向けてどれくらいお金を貯めて置かないといけないのか」

「貯蓄を増やすための賃収アップに向けてどんな空室対策が必要なのか」
「その空室対策リフォーム費用は何年で改修できるのか」
「満室になると売却査定額はどれくらい上がるのか？」

といった一連の話ができます。
このあたりのお話ができていないようでしたら
是非チャレンジしていただけたら嬉しく存じます。

自社で提供している「賃貸管理」のレベルが、

(1)家賃管理/トラブル管理
(2)建物管理/空室対策
までで止まっていらっしゃる会社さまも
まだまだ一定数見受けられます。

これからは
(3)経営管理/資産管理

を見据えた業務ができるようになると
まだまだ伸びしろがあると思います！

さらには物件の資産価値の維持、
家賃収入を下げない環境づくりには
「出さない管理」も欠かせません。

「テナントリテンション」とか
「入居者サービスの充実」とも言い換えられます。

例えば、
大学生入居者向けに通学バスを自社運営したり、
入居者向けの無料カフェやお総菜屋さんを開店したり、
プロ野球やサッカーの観戦チケットを配布したり
お引っ越し時の無料レンタカーを提供したり、
全国には様々な取組みをされている賃貸不動産会社さまがあります。

ポイントは
「ここの管理会社の物件にまた住みたい！」
「この物件から退去したら損だ！」
と思っていただけることです。

いま、圧倒的に業績を伸ばしていらっしゃる
賃貸不動産会社さまでは「応援される取組み」に
惜しみなくお金をかけていらっしゃいます。

掛け捨てのようなWEBサイト広告ではなく
入居者向けサービスという「活きガネ」に
お金をかけたほうが将来にもつながるという
考え方をされる経営者の方が増えていらっしゃいます。

これらの効果は入居者様だけに留まりません。
地域の方が利用したり、目に入ることで
「当社のブランディング」が高まります。

最近では自社HPやSNSで上手にブランディングを
高めている会社様もいらっしゃいますね。

いずれにしても
入居者様に「満足いただきご納得いただける管理物件」が
オーナー様にとっては
「家賃収入が下がらず、物件の資産価値を維持してもらえる管理会社」に
繋がります。

令和時代の勝てる賃貸管理部門には
決まるお部屋作りの先にある「経営管理 / 資産管理」が求められているでしょう。

３．管理事務（PM、工事、家賃）

さて、最後は管理事務のお話です。
ここまで比較的「攻め」のお話をしてまいりましたが、
「攻め」に向かうために欠かせないのが土台の管理事務になります。

管理事務の目的・ポイントは
PM営業の「商談時間を最大化する」ことです。

と言いますのは、管理戸数が増えると
業務がどんどん煩雑化していきます。

管理営業の役割が増えたため、
管理事務も一種類では対応しきれません。

例えば、
・工事を管理する人
・空室対策営業 / 管理受託営業をサポートする人
・管理受託後をサポートする人
と役割を分け、専任化することができます。

逆に、管理戸数の増加に合わせて
管理営業を担当するスタッフ数を増やしている会社様も多くいらっしゃいますが、
船井総研としてはオススメできるやり方ではありません。

賃貸不動産会社、賃貸管理部門に求められる役割が
どんどん細かく・多くなっているなかで、
実はその大半は「バックヤード業務」です。

トラブル案件に対応するとか、
工事案件をミスなくモレなく進めるとか、
報告書をしっかりあげて連絡するとか、
発生する業務のほとんどは営業業務ではありません。

そこに、コミュニケーションスキルに長け
フットワークの軽さに強みのある
営業向けスタッフの方を投入すれば
個性が死んでしまいますし、
提供できるサービス品質も落ちてしまいます。

ですから、管理戸数が増えた分だけ
管理営業スタッフ数を増やしても
全員が中途半端になってしまいます。

むしろ「事務スタッフ」の方々を中心として
進捗管理、現地対応指示などを進めたほうが
組織としてうまく機能するようになりますので
検討されてみてください。

※参考：勝てる賃貸不動産部門づくり

インターネット時代の集客に特化した「WEB戦略室」、
決まるお部屋作りとリーシングを行なう「仲介部門」、
埋まったお部屋をどうしていくかオーナー様に寄り添う「PM部門」、
PM営業の各々の仕事をバックサポートする「管理事務」。

これら4つの組織をしっかりと設計・連携することで、
令和時代に対応する「勝てる賃貸管理部門」になっていきます。

いかがでしたでしょうか。

ぜひ、自社の組織図を確認し、
どなたがどんな業務を担当しているのか、どんな分業制を行なえばよいか、
そしてどんな人を採用し、どういう未来像を描いていくか、
考えていただけるきっかけになれば幸いです。

次回以降も引き続き「賃貸管理の業績UP」に繋がる
事項をお伝えしてまいります。
引き続き、本メルマガをご活用ください。

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【賃貸管理会社限定】「腕利きマネージャー」育成研修
URL：https://www.funaisoken.co.jp/seminar/075804
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　(1)売上UPのための公式・モデル指標を知る
　(2)売上UPのためのKPIを作成しよう！
　(3)全国の取り組み事例から学ぶ5つのマネジメント

の3段構えで、
腕利きマネージャーが実践している
「目標管理」「数値管理」「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「数値管理」を
お伝えできます。

第2講座ではグループワークで
他社の管理部マネージャーがどんな考えでどんなお悩みがあるのかを
共有するお時間もございます。

管理部マネージャーが設定した数値目標を
後日、経営者様にフィードバックすることも可能です。
上手に活用いただけたら幸いです。

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