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2020/10/7 19:00

【住宅会社向け】間接部門の効率の上げ方

2020/10/7 19:00

本コラムをご覧の皆さまへ
いつもありがとうございます。船井総合研究所住宅支援部山下です。
今回のコラムは、

☑業務量が多く、社員の方が疲弊している(と感じている)

☑目の前のことをこなすのに精いっぱいになっている(と感じている)

☑特定の社員に依存する業務が多い

とお考えの方に読んでいただきたいコラムです!

(もし上記に当てはまらない方に関しても、ぜひご一読ください!)

◎空前の”人材難時代”~専門職はとにかくモテる!~

『6.75』と『5.30』。この2つの数字が意味することは何でしょうか…?

答えは、建築技術者と職人の有効求人倍率です。例えば、建築技術者1名に対して、6.75社が採用したいと思っている…ということになります。

一般事務の倍率が”0.34″ということを考えると、今の時代建築の専門職の採用は特に難しいことがお分かりいただけると思います。つまり、間接部門(設計・IC・工務)については、人員数を拡大して生産性の向上を図るよりも、既存の人員数でいかに生産性を高めていくのか追求しなければなりません。

◎専門職×専門業務~業務の内容はミスマッチしていないか?~

ここで一度立ち止まって考えてみてください。

貴社の専門職の業務内容は、本当に”その人にしかできない仕事”でしょうか?

例えばCADを扱える設計の方が色決めを実施している…一級建築士の資格を持っている職人の方がチラシの作成にあたっている…なんてことはないでしょうか?

先述しましたが今の正攻法としては、人員の頭数を増やしていくよりは、限られた人員数で1人あたりの生産性を高めていく方向性です。

つまり有資格者には、その専門職にしかできない仕事を集めて、他の業務をその方から省いていくことが求められます。

ではなぜ職種と業務のミスマッチが起きるのか…。理由は明確で、

①業務フローを一本化できていない

②職種によって業務の役割分担ができていない

からです。

◎既存人員で生産性を上げる①~業務フローを一本化すれば生産性は必然的に上がる!~

一般的に注文住宅は生産性が低いです。それはなぜかというと、1棟1棟オーダーメードのため、都度オペレーションが変化することが理由です。

飲食店でご自身がキッチンに立ったときを想定してみてください。パスタもやるしピザもやる、リゾットもやる、もはや言ってもらえれば全てご提供できます!というお店はどうでしょう?

お客様のオーダーは都度異なりますし、その度に違う料理を作ってご提供するとなるとキッチン業務は結構なマンパワーが必要です。

うちはパスタしかやりません!というお店であれば、お客様がオーダーをした瞬間にパスタを作ることは確定しています。後はどんなパスタを創るのかということだけなので、大枠の業務は仕組にすることができます。もっと言ってしまうと、メニューがたらこパスタだけであれば、入店の瞬間にたらこパスタを創ることは決定しているため、生産性は飛躍的に向上します。つまり、生産性の向上=イレギュラーの減少なのです。

最も飲食店は入店した瞬間一定の売り上げが立つため、そこまで限定的にメニューを絞りこむ必要はないのでしょうが、住宅会社の場合は事情が異なります。

複数回お会いして最終自社に決定していただきますし、大体1組あたり4社程度の住宅会社を検討しますからね。そんな住宅会社の場合はたらこパスタだけ…という方針は少し難しいかもしれません。ただそれでも、”なんでもやります!”というより、”お好きなパスタを選んでください!”とした方が、生産性は向上すると思いませんか?住宅でも、『一定のルール(パスタ)の中で自由(テイスト)』とした方が、イレギュラーは減少します。

ここで一つ大切なのは、キッチンでスゴいシステムを使った…とかロボットを導入した…などではないことです。ルールを設けたのはメニューの部分、つまり住宅で言うところの『商品そのもの』にルールを設けたということ。実際にそのルールを設けて生産性を飛躍的に向上させた会社様の事例は、次回のコラムでご紹介させていただきますね。

つまり業務フローの一本化とは、商品そのものにルールを設ける(あくまで打ち出しは注文住宅)ことで成立します。

◎既存人員で生産性を上げる②~職種によって役割分担することで生産性は向上する!~

次に2つめのポイントである、職種の役割分担についてです。

運動会のリレーをイメージしてください。お客様と出会ってからお引渡しするまでの業務の流れをリレーとしたときに、ランナー=職種の順番で言うと、第一走者=営業・第二走者=設計・第三走者=IC・第四走者=工務となります。

例えばのところでお話しした、CADを扱える設計の方が色決めを実施している…一級建築士の資格を持っている職人の方がチラシの作成にあたっている…などは、このランナーの順番がめちゃくちゃな状態(第二走者が第三コースを走っている・第四走者が第一走もしている)です。

一人当たりの生産性を引き上げて生産性を向上させることを考えた場合、本来第二走者の人間が第三走も兼任する☝の状態は、お世辞にも効率的とは言えません。ただこれは多くの会社様で実際に起きている現象だと思います。特定の走者が”走りすぎ”(走らせすぎ?)な状況は、現場の疲弊に繋がりますし、本来の自分の担当の業務の品質の低下にも紐づきます。

この状態を解決するためには、”業務の担当の線引きを明確にすること”。基本的にはこれあるのみです。

それぞれの職種のメインの業務を並べると、

①営業=契約を取ること

②設計=図面を書くこと

③IC=色・仕様を決めること

④工務=施工を監督すること

このように分類されます。つまり、それぞれの職種が一番得意な仕事に専念してもらうこと=分業化

をすることによって、担当の線引きが明確になり、その担当業務の生産性が向上していきます。

注文住宅という商品の特性上、完全には分業化ができないこともあります。リレーもバトンパスの部分は二人の走者が走りますからね!とはいえ、基本的に分業化し担当を明確にすることで、第四走者が第一走も兼任する…なんてことはなくなります!

 

いかがでしたでしょうか?

少し長くなってしまいましたが、少しでも皆様の会社の生産性が向上すれば…という想いで書かせていただきました。

次回のコラムでは上記、業務フローの一本化&分業化を実現しながら、業績を飛躍的に向上させた会社様について記載させていただければと思います!ぜひ更新をお楽しみに!

本コラムに関するお問い合わせは、山下までご連絡ください。

山下 紘平(やました こうへい)

TEL:079-2278-6494

mail:k-yamashita@funaisoken.co.jp