【賃貸管理会社】繁忙期に起こった「残業過多問題」を抜本的に解決するために行なうべきこと

いつもありがとうございます。船井総研の宮下です。
賃貸不動産ビジネスの業績アップを専門とする経営コンサルタントです。

もう３月です！＞＜
速い速い、毎日が速すぎますね。

春になって梅や桜が咲きだすのは嬉しいですが、
花粉症の時期にもなってきていて
鼻水・鼻づまり頭がボーっとする季節でもあって辛いですね。。

気温の変化も激しくて
体調を一番崩しやすい時期ですから
皆さまお体にご自愛ください。

１．賃貸不動産会社が５～７月でやるべきこと

さて、３月で仲介部門の繁忙期が終わり、
４月で管理部門の繁忙期が終わります。

５～７月は、賃貸不動産会社にとって「最も重要な時期」です。
是非いまから準備していただければ幸いです。

【５～７月にやるべきこと】
□繁忙期に起こった「残業過多問題」を抜本的に解決するための業務効率化を実施
□空室の賃貸物件オーナーにアプローチして「空き室再生」を提案
□物件巡回をしっかり行ない、共有部点検・残置物処理などを実施
□繁忙期中に起こっていた「様々な問題」を振り返り、箇条書きにして１つ１つ整理
□整理した問題を「短期」「中期」「長期」に分けて、じっくりと解決に取り組む
□来年の繁忙期（11月にはWEB集客の繁忙期が始まる）までの行動計画を練る
□システムのアップデートや新規導入を行ない、情報の整理整頓を行なう

本日は、このなかで、賃貸不動産会社の経営者の皆さま向けに
システムのアップデートや新規導入による「情報の整理整頓」に関連して
【デジタルシフトで失敗しないコツ】【ＤＸで失敗しないコツ】をお伝えします。

賃貸不動産会社のデジタルシフトがどうしてうまくいかないのか？については、
過去数回の私のコラムでお伝えしてきましたので、詳しくはそちらをご参考ください。

【不動産業界】デジタル活用で切り開く「アフターコロナ」に向けた顧客名簿活用法
https://fhrc.funaisoken.co.jp/chintai/column/18802.html

【コラム】優秀な社員をたくさん育成しなくても会社を成長させるためのＤＸのススメ
https://fhrc.funaisoken.co.jp/chintai/column/19070.html

賃貸物件の空室問題をチャンスに変えるために経営者が行なうべきデジタル活用
https://fhrc.funaisoken.co.jp/chintai/column/19369.html

２．賃貸不動産ビジネスの特殊性

賃貸不動産会社が、売買仲介会社や分譲住宅会社と違うのは、
「リピート」が発生するビジネスであるということであり、

特に賃貸物件オーナーに対しては「賃貸仲介」「家賃管理」
「入居者管理」「建物管理」「収益物件売買」「相続対策」など、
さまざまなサポートが必要で業務範囲が多岐にわたるということがあります。

この事業構造における問題点は、もう何度もお伝えしてきました。

業務ごとに異なるシステムを利用していることによって
「顧客リスト」「顧客名簿」がいくつも重複してできてしまい、
「情報蓄積の一元化」ができないという点です。

 

この「情報蓄積の一元化」ができていないと
現場業務での重複入力・重複確認が多くなり、
「業務非効率」「長時間労働」「残業代増大による人件費アップ」に繋がります。

ご存知の通り、２０２０年４月から
中小企業においても働き方改革法が適用されていますから、
この問題には早期に対応できないと重大な問題につながります。

ですから、今年の繁忙期が終わったあと、
中小企業が真っ先に取り組むべきは【デジタルシフト】【ＤＸ】となるわけです。

 

どうしてこんなに結論染みて、知ったふうなことを言えるかといいますと、
どでかく失敗してきたからです。
そして、その失敗する構造に長らく気が付かなかったからです。

私は、デジタルツールの活用が苦手ですし、
そういうものは「２０～３０代の人たち」「専門家」がやるべきだと思っていました。
餅は餅屋が売るべきだと思っていましたから、自分が手を付けるべきではない
と考えてきました。

ですから、賃貸不動産ビジネスのデジタルシフト・ＤＸ推進について、
アドバイスすることを控えてきましたし、勉強も怠っていたように思います。

しかし気付けば、たくさんの賃貸不動産会社さまが、
デジタルシフト・ＤＸ推進で「失敗」されていました。

しかも規模の大きな会社さまほどその傾向が強く、
失敗の投資額も大きなケースが多くなっていました。

そして恥ずかしながら、初めて気づきました。

デジタルシフト・ＤＸ推進というのは、
デジタルシステムやツールを導入することが重要なのではなくて、
「それらをどう使いこなすか？」をしっかり考えることから始めなくてはいけない
と知りました。

そして今年、２０２１年。
総務省が「ＤＸ元年」と提唱しているように、
あらゆる条件が「いま変わろう！」と示しています。

３．だから今年の閑散期、５月以降のタイミングが非常に重要！

繁忙期後の改革で外してはいけないテーマは「情報活用最大化」です。
そのためには、社内にある様々な「情報」を

・どう活用し
・どう分析し
・どう蓄積し
・どう入力し
・どう取得するのか？

について、しっかりと「仕組み化」し、
その流れを整備しなくてはなりません。

 

重要なので、もう１度言います。
外してはいけないテーマは「情報活用最大化」です。

ですから、まずはじめに取り組むべきこと。
しかし、ほとんどの会社が取り組めていないこと。

それは、

(1)【どのような情報活用がしたいのか？について、経営者のアタマの中を整理すること】

です。

それをしないで「とりあえず市販のシステム導入」としてしまうケースので、
ほとんどの賃貸不動産会社で、デジタルシフト・ＤＸが失敗しています。

デジタルシフトで失敗しないコツ・ＤＸで失敗しないコツは、
【どのような情報活用がしたいのか？について、経営者のアタマの中を整理すること】
から始めることです。

それはイコール「経営戦略」そのものですから、
経営者自ら参加して行わなくてはなりません。

 

そして、その整理が終わったならば、
続いてのＤＸ推進フローは次のようになります。

(2)情報戦略室を設置し、情報戦略推進専任者を配置する
(3)入力情報の整理、入力するデータのクレンジング
(4)情報基幹システムの導入
(5)データベース機能の構築
(6)ＳＦＡ／ＣＲＭアプリの整備（ストーリ整理）
(7)ＢＩ機能の整理

 

要するに、

社内に散らばっている情報を集約し、
基幹システムに入力しやすいように形式を整え、
そのうえで(4)～(7)を進めていく
というわけです。

４．デジタルシフト・ＤＸ推進で最も重要なこと

そして、それを行なう上で最も重要なことは、
「情報戦略室を設置し、情報戦略推進専任者を配置する」ということです。
最も強化しなくてはいけないことは片手間で進めるのではなく、
しっかりと専任者を置いて進めていくことが「勝つ」ためのポイントです。
（＝失敗しないためのコツ）

船井総研_賃貸支援部がコンサルティングさせていただいている会社さまでは、
この一連の流れを進めていただています。

その成果は

(1)業務効率化による一人当たり生産性アップ
(2)工事売上の最大化（プロパティマネジメントの最適化）
(3)売買売上の最大化（アセットマネジメントの適正化）
(4)会社のマネジメント効果の最大化、経営の見える化

という流れで見えてきます。
売上は１．５～１．８倍になります。

それが「情報活用最大化」という戦略の成果です。
「情報資本主義の時代」＝情報を正しく活用できるものが勝利する時代となっています。
もう、資金をたくさん持っている会社が勝つ時代ではなくなりました。

 

働き方改革時代のなかでの経営戦略。
人口減少、商圏規模縮小時代に大きな成果を上げる方法。
それが「情報活用最大化」というテーマであり、
それを実現するために必要なのがデジタルシフト・ＤＸ推進です。

そしてその先には、
【顧客密着「ワンストップサービス」戦略】があり、
【地域密着「総合」不動産会社】を目指すことがあります。

ライフタイムバリューの最大化とか、
ライフステージに応じたサービスの提供とか、
多くの会社が目指している姿なのではないかと思います。

この繁忙期明けのデジタルシフト・ＤＸ推進。
是非ここにチャレンジしていただけたら幸いです。

（2021年3月4日、文責：宮下一哉）